6 strategiaa tehokkaaseen tiimiviestintään [2022] • Asana (2023)

Viestintätyylisi kertoo yleensä paljon johtajastasi. Oletko ymmärtäväinen ja rento tyyppi, joka ohjaa tiimiäsi hellästi ja diplomaattisesti luovien projektien läpi? Vai johdatko sitä rautaisella nyrkkillä ja pakotat tiimisi jäseniä suoriutumaan parhaimmillaan ja tuottamaan laatua kilpailevia suorituksia? Jokaiselle oma tyylinsä! Itse asiassa erilainenviestintämuodotolemassa, sinun täytyy vain valita se, joka sopii parhaiten tiimillesi parantaaksesi suorituskykyä ja luodaksesi terveet työsuhteet.

Hyvä kommunikointi tiimisi jäsenten kanssa on välttämätöntä, ja onneksi hyvien käytäntöjen kehittäminen tällä alueella on kaikkien ulottuvilla. KoskaProjektipäällikkö, sinun on itse määritettävä, kuinka haluat heidän kommunikoivan keskenään. Jos et tiedä mistä aloittaa, älä panikoi! Viestintä ei vastaa mihinkään kiinteään lakiin, ja tässä artikkelissa annamme sinulle vinkkejä hyvien käytäntöjen toteuttamiseen tällä alalla.

Miten tehokas tiimiviestintä voi vaikuttaa?

Ryhmässä menestyminen vaatii välttämättä hyvää viestintästrategiaa, erityisesti työssä. Projektien laatu, suhteet sidosryhmiin tai asiakkaidesi tyytyväisyys heijastavatkin tiimisi viestinnän laatua.

Tehokas kommunikointi edistää päätöksentekoa, tiimin jäsenten osallistumista ja luo parhaat edellytykset saavuttaa tavoitteesi. Päinvastoin, huono viestintä voi saada pinnan pyöriin ja johtaa:

• Huono tehtävien jakautuminen ja päällekkäinen työ

• Tavoitteiden ajautuminen

• Masentavat tulokset

• Tyytymätön asiakaskunta

• Huono asiakaspalaute

• Korkea henkilöstön vaihtuvuus

• Stressaava työilmapiiri

• Ryhmän jäsenten vähäinen osallistuminen

Viestinnän parantaminen tiimissäsi ei jätä sinulle muuta vaihtoehtoa kuin tehdäanna esimerkki. Käytä hyvää harkintaa ja toimi mahdollisimman avoimesti. Vastaa ennakoivasti kysymyksiin, joita tiimisi jäsenillä saattaa olla, ja anna heidän ymmärtää tekemiäsi päätöksiä. Tehokkaan viestinnän luominen voi olla vaikeaa, mutta vuoropuhelun avaaminen ja läpinäkyvyys edistävät terveellistä työympäristöä ja hyödyttävät kaikkia.

Paranna tiimiviestintää Asanan kanssa

Ryhmäviestinnän 5 tyyppiä

Tiimi kommunikoi monin tavoin, ja suorituskyvyn parantamiseksi on välttämätöntä avata kaikki salaisuudet. Katso tätä kaaviota ja tunnista, millaisia ​​viestintätyyppejä tiimisi tarvitsee vielä todistaakseen.

1. Sanallinen viestintä:pääoma, se on kaiken tehokkaan tiimiviestinnän ytimessä. Keskustelevatpa tiimisi jäsenet kasvokkain, puhelimitse tai videoneuvottelun kautta, heidän keskustelunsa muokkaavat heidän käsityksensä muista ja heidän suhteestaan ​​muihin. Lyhyesti sanottuna ei ole parempaa tapaa ilmaista vapaasti mielipiteitäsi ja tunteitasi.

2. Sanaton viestintä:tämän tyyppistä viestintääsisältää asioita, kuten kehon kieli, ilmeet ja äänensävy. Valitettavasti monet meistä aliarvioivat tämän tyyppistä viestintää ja sen vaikutusta suhteihimme. On kuitenkin pidettävä mielessä, että kommunikoimmeenimmäkseenei-verbaalisesti, joten on tärkeää kiinnittää enemmän huomiota sen moniin signaaleihin.

3. Kirjallinen viestintä:se on helpoin viestintätyyppi, jota voidaan parantaa ja hallita. Mahdollisimman tehokkaan kirjallisen viestinnän pyrkiminen on välttämätöntä. Tätä varten on olemassa erilaisia ​​kanavia: sähköpostit, projektinhallintatyökalut, pikaviestit, kyselyt tai arvioinnit. Oikein ilmaiseminen kirjallisesti on välttämätöntä ja hyödyllistä kaikille, myös yleisöllesi.

4. Visuaalinen kommunikointi:Olennaista esitettäessä diaesitystä tai videota, se auttaa kiinnittämään yleisösi huomion tiimikokousten tai koulutusten aikana. Itse asiassa visuaalisten apuvälineiden tärkein etu on se, että ne tarjoavat aikaa pohdiskeluun ennen julkista ilmaisua. Varmista ennen tämän tyyppistä esitystä, että valitut visuaalit auttavat ennen kaikkea tiimiäsi ymmärtämään viestiä, jonka haluat heille lähettää.

5. Kuunteleminen:et ehkä odottanut sitä, mutta kuunteleminen on todellakin yksi tehokkaan viestinnän olennaisista tekijöistä. Se vastaa tapaa, jolla vastaanotat muiden sinulle lähettämät tiedot. minä'aktiivista kuuntelua, edistää erityisesti terveellistä työympäristöä, koska se osoittaa ahkeruuttasi ja huomiosi, jonka kiinnität muiden sanoihin.

6 strategiaa tiimisi viestintätaitojen vahvistamiseen

Sen parantamiseksi voidaan ottaa käyttöön useita strategioitaviestintää työympäristössäsi. Työskenteleepä tiimisi etänä tai toimistossa, nämä muutamat vinkit auttavat sinua edistämäänyhteistyötäja terveiden suhteiden luominen jäsentensä välille heidän asemastaan ​​tai hierarkkisesta tasosta riippumatta.

1. Ratkaise mahdolliset konfliktit tehokkaasti

Konfliktit syntyvät joskus pienistä turhautumisesta, jotka vahingossa näyttävät merkityksettömiltä. Se voi olla esimerkiksi tiimin jäsen, joka yhtäkkiä päättää siirtää hänelle osoitetun tehtävän määräaikaa, jolloin kollegalle jää vähemmän aikaa oman osuutensa toteuttamiseen projektissa. Häiriö pyytää anteeksi ja kaikki näyttää olevan palannut normaaliksi. Jos hän kuitenkin joutuu ärsyttävään tapaan siirtää määräaikojaan säännöllisesti, hänen kollegansa voi joutua turhautuneeksi ja jopa hieman katkeraksi, koska hän ei ota ongelmiaan kärsivällisesti. Jos konflikteja ei saada nopeasti purettua, jännitteet lisääntyvät ja koko tiimin tulokset kärsivät.

Neuvoja:opettaa tiimisi jäseniäkonfliktinratkaisustrategioitajoka antaa heille avaimet jännitteiden lievittämiseksi tuhlaamatta aikaa ja aina kunnioittavasti. Estä naurettavan ongelman päätyminen valtioon.

2. Kannusta osallistumista

Ei ole koskaan kovin miellyttävää tuntea olevansa jatkuvasti seurattu, mutta ilman neuvoja ja hyvää yhteistyötä tiimin sisällä, osallistumisen puute voi päätyä tuntumaan. Esimiehenä on olennaista kannustaa tiimiäsi suoriutumaan parhaalla mahdollisella tavalla ja samalla antaa heille liikkumavaraa.

Tietojen ja ideoiden vaihtaminen tiimisi kanssa aivoriihien ja viikoittaisten työpajojen avulla voi olla hyvä tapa tehdä tämä. Osoita kiinnostusta jokaista saatua ideaa kohtaan osoittaaksesi tiimillesi, että tuet heitä ja arvostat heidän panoksensa.

Neuvoja:pitää viikoittaisia ​​kokouksia, jotta jokainen voi arvioida työtään ja esittää kysymyksiä tarvittaessa. Ryhmänä kokoontuminen on erinomainen tapa edistää jäsentensä osallistumista keskeyttämättä heitä väkivaltaisestiajatteluprosessija tuhlaa aikaansa.

3. Edistää alhaalta ylös -viestintää

On mahdollista, että tiimisi jäsenet ovat alimmalla tasollasijoukkueen rakenneeivät tunne itseään tarpeeksi mukavaksi puhuakseen ja jakaakseen ajatuksiaan vapaasti. Kun edistät ylöspäin suuntautuvaa viestintää, kannustat tiimin jäseniä asemastaan ​​riippumatta pohtimaan ja jakamaan mielipiteensä. Tee tämä rakentamalla luottamusta, rakentamalla ryhmän moraalia ja arvostamalla heidän panoksiaan.

Neuvoja:Joskus tiimisi jäsenet tarvitsevat vain pienen töksähdyksen saadakseen heidät puhumaan ja ilmaisemaan itseään vapaasti. Kysy heiltä, ​​kuinka he näkevät asiat, mitä he ajattelevat sellaisesta ja sellaisesta ideasta tai mitä he olisivat tehneet toisin. Tämä rohkaisee heitä avautumaan enemmän muille joko ryhmäkokouksissa, kyselyissä, henkilökohtaisissa haastatteluissa tai ehdotuslaatikon muodossa.

4. Ole läpinäkyvä

Kommunikaatiota edistävä työympäristö edellyttää yleensä korkeaa läpinäkyvyyttä. Olemalla rehellisiä toisillenne vältätte kommunikaatioongelmia ja niiden haitallisia seurauksia.

Johtajana läpinäkyvyys tarkoittaa rehellisyyttä yrityksen suorituskyvyn suhteen ja tiedon järjestelmällistä jakamista. Kyse on myös rakentavan kritiikin antamisesta, kun sen katsot tarpeelliseksi, jotta tiimisi voi saada osaamista. Vielä tärkeämpää on, että päivittäiset tehtävät on liitettävä yleisiin liiketoiminnan tavoitteisiin. Antamalla tiimin jäsenille kaiken hyödyllisen kontekstin ja korostamalla heidän työnsä tärkeyttä motivoit heitä suoriutumaan parhaimmillaan ja arvostat heitä tiimissä.

Neuvoja:Avoimuudella on edelleen tiettyjä rajoja, joita ei pidä ylittää. On esimerkiksi täysin oikeutettua päivittää tiimiäsi vuosittaisten yrityksen tavoitteiden saavuttamisesta, mutta viime viikon kiistanne toimitusjohtajan kanssa on parempi pitää omana tietona.

5. Järjestä yksittäisiä haastatteluja

Pienet toimikuntakokoukset tai yksittäiset haastattelut edistävät kommunikaatiota ja hyvää ryhmädynamiikkaa. Itse asiassa vaihtamalla ideoitaan ja vertaamalla kokemuksiaan tiimisi jäsenet pääsevät eteenpäin ja saavuttavat tavoitteensa käsi kädessä.

Henkilökohtaisten tapaamisten säännöllinen järjestäminen mahdollistaa tiettyjen asioiden käsittelyn ja tiimisi jäsenten hyvinvoinnin. Tätä varten on välttämätöntä luoda luottamuksen ilmapiiri. Todellakin, jos haluat tiimisi ilmaisevan itseään vapaasti ja rehellisesti, sinun on annettava heille aikaa ja saatava heidät riittävän rennosti. Sen jäseniä on myös mahdollista kannustaa tapaamaan itseään linkkien luomiseksi ja yhteistyön edistämiseksi.

Neuvoja:ilman terapeutin roolia esimiehen on tärkeää olla huolissaan tiiminsä jäsenten hyvinvoinnista. Jos jollakin heistä on emotionaalisia vaikeuksia, yritä antaa hänelle vapaata, jotta he voivat tyhjentää mielensä ja palata rauhallisemmin.

6. Anna rakentavaa palautetta

Palautteen antaminen tiimisi työstä on välttämätöntä tehokkaan viestinnän kannalta. On tärkeää vakuuttaa tiimillesi sen suorituskyvystä, jotta se motivoi jatkamaan ponnistelujaan ja osallistumaan enemmän. Yksilöhaastattelut ovat täydellinen tilaisuustehdä palautuksiajokaiselle jäsenelleen ja keskustella mahdollisista parannuskohteista. Roolien vaihtaminen ja heidän mielipiteensä kysyminen työympäristöstään on myös hyvä tapa ylläpitää hyviä ammatillisia suhteita.

Neuvoja:Jotkut tiimin jäsenet eivät ehkä tunne olonsa riittävän mukavaksi antaakseen sinulle vilpitöntä palautetta. Tämän jälkeen voi olla mahdollista luoda anonyymi kysely, jonka avulla voit saada rehellisiä mielipiteitä siitä, miten hoidat projektiajohtaja.

4 tiimiviestinnän tyyliä

Kun tiedät enemmän siitä, kuinka tiimisi jäsenet kommunikoivat, voit ymmärtää sitä paremmin. DiSC-profiilin luominen voi auttaa sinua tässä. Jälkimmäinen vastaa persoonallisuuden ja käytöksen arviointia ja määrittelee ihmisen pääviestintätyylin. On olemassa 4 päätyyliä: hallitseva, vaikutusvaltainen, tunnollinen ja vakaa.

Viestintätyylit reagoivat monimutkaisiin malleihin, joten on varmaa, että tiimisi jäsenet keräävät useita niistä vastaavia ominaisuuksia. Kuitenkin tunnistamalla kunkin henkilön profiilista ilmenevän päätrendin voit mukauttaa tapaasi kommunikoida ja vahvistaa suhteita tiimisi sisällä.

Hallitseva

Hallitsevan kommunikointityylin omaavat tiimin jäsenet ovat yleensä eloisia, tehokkaita ja tuloshakuisia. Yleensä näillä syntyneillä tiimijohtajilla on kilpailuhenkeä ja päättäväisyyttä, he ovat usein liian itsevarmoja ja joskus heiltä puuttuu kärsivällisyyttä.

Neuvoja:motivoida tämän tyyppistä profiilia, ei ole parempaa kuin haastaa se. Muistuta kuitenkin tiimisi jäseniä, että ryhmän ja yrityksen tavoitteet ovat aina prioriteettien kärjessä.

Vaikuttava

Ryhmän pikkupuhujia ovat tiimin jäsenet, joilla on vaikutusvaltainen kommunikointityyli. He osaavat pelata viehätysvoimaansa ja edistää dynaamista ja motivoivaa työympäristöä. Erittäin seurallinen, he hoitavat asiakassuhteet loistavasti.

Neuvoja:auta vaikuttajia keskittymään työhön antamalla heille heidän taitojaan vastaavia tehtäviä. Varmista, että he menestyvät roolissaan häiritsemättä muiden työtä.

Tunnollinen

Tunnollisen kommunikointityylin omaavat tiimin jäsenet ovat menestyneimpiä kaikista. He pyrkivät antamaan parhaansa itsestään ja tekevät kaikkensa syventääkseen jatkuvasti tietojaan. Tunnollinen jäsen yleensä mieluummin työskentelee itsenäisesti ja arvioi itse suorituksiaan.

Neuvoja:Tämäntyyppinen profiili puoltaa objektiivista johtamista viestintäongelmien välttämiseksi. Anna tunnollisille tiimin jäsenille projekteja, joissa he ovat erinomaisia, selkeät ohjeet ja mitattavissa oleva palaute.

Vakaa

Tätä viestintätyyliä käyttävät tiimin jäsenet tarvitsevat johdonmukaisuutta ja vakautta työympäristössään. Toisin kuin hallitsevat jäsenet, he eivät ole jännityksenhakijoita ja haluavat mieluummin toimia vähemmän monipuolisessa roolissa ennakoitavissa olevissa tehtävissä, kuten asiakas- tai IT-palveluissa. Tämäntyyppinen profiili vaatii työympäristön, jossa on rento ilmapiiri, jotta se voi kukoistaa kunnolla ja työskennellä rauhallisesti.

Neuvoja:tarjoa tiimisi vakaille jäsenille mahdollisuuden kehittyä turvallisessa ja tasapainoisessa työympäristössä. Muutostapauksissa suosi asteittaista lähestymistapaa äläkä kiirehdi heidän tottumuksiaan. Sinun on myös annettava heille aikaa ja kuunneltava heitä huolellisesti saadaksesi heidän luottamuksensa. Tämän tyyppisessä profiilissa älä jätä tilaa epäilyksille ja ilmaise odotuksesi selkeästi selventämällä jokaista ohjettasi tarvittaessa.

Viestintätyökalut, jotka edistävät tiimityötä

Etätyöstä on nykyään tulossa arkipäivää ja tiimiviestinnästä tulee yhä enemmän virtuaalista. Missä tahansa työskenteletkin, käytät todennäköisesti paljonviestintävälineetjakaa tietoa tiimisi kanssa ja virtaviivaistaa prosessejasi.

Ryhmän viestintätyökaluja on lukuisia ja niillä on useita käyttötarkoituksia:

• Pikaviestit ja chat:käytä pikaviesti- ja chat-sovelluksia keskustellaksesi projekteista ja esittääksesi kysymyksiä reaaliajassa.

• Tiedostonjako:joidenkin sovellusten avulla voit jakaa asiakirjoja tiimisi kanssa vain muutamalla napsautuksella.

• Videoneuvottelu:se on loistava tapa nähdä tiimisi jäsenet, vaikka työskentelet tuhansien kilometrien päässä toisistaan. Laita vihdoin kasvot näille nimille!

• Asiakirjan muokkaus:asiakirjojen muokkaaminen verkossa mahdollistaa tiedostojen automaattisen jakamisen ja tallentamisen. Ryhmäsi jäsenet voivat tarkastella ja muokata niitä milloin tahansa. Yhteistyö ei ole koskaan ollut helpompaa!

• Projektinhallinta:kannustaa tehokasta viestintää, ei mitään parempaa kuin aprojektinhallintatyökalukuten Asana. Jälkimmäisen avulla voit hallita tehtäviäsi, asettaa tavoitteita, antaa palautetta, jakaa tiedostoja ja paljon muuta. Mitä vielä?

Edistymisesi tallentaminen, jakaminen ja tarkasteleminen milloin tahansa antaa tiimillesi parhaat mahdollisuudet menestyä ja edistää viestintää.

Tehosta työntekijöiden sitoutumista tehokkaalla tiimiviestinnällä

Sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa: tiimisi sisäisen viestinnän parantaminen vaatiianna esimerkkikannustamalla jäseniään ilmaisemaan itseään ja osallistumaan enemmän. Tämän saavuttamiseksi luota viestintävälineisiin, kutenAsana, jotka edistävät yhteistyötä ja antavat sinulle kaikki mahdollisuudet saavuttaa tavoitteesi.

Testaa projektinhallintaa Asanassa